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"Modernes Office Management verbindet verwalten und gestalten"

 „Kannst du bitte noch ein Abteilungsmeeting außer der Reihe organisieren?“ „Na klar!“ Jessica Huber hat ihr Tablet schon griffbereit und öffnet das digitale Notizbuch OneNote und die Outlook-Kalender aller benötigten Teilnehmer. Als Assistentin im Büro des URANO-Chief Operating Officers ist es ihr tägliches Geschäft, Termine zu koordinieren – aber damit ist es längst nicht getan. „Im modernen Office Management ist Verwaltung nicht alles. Es geht vor allem darum, ganz verschiedene Themen mitzugestalten.“ Deshalb plant sie die entsprechenden Meetings nicht nur, sondern sie nimmt auch aktiv daran teil und hält die Ergebnisse nach. „Diese Vielfältigkeit macht mir bei meinem Job großen Spaß!“

 

Jessica Huber (Jahrgang 1989) ist im Hunsrück geboren und aufgewachsen. Die Liebe zur Natur und ihre fröhliche Lebenseinstellung prägen sie bis heute. Nach dem Abitur zieht es sie in die Ferne – auf die grüne Insel: „Ich war ein Jahr in Irland, um mal was anderes zu sehen und um mein Englisch zu verbessern.“ Fast nebenbei entdeckt sie dabei ihre Freude am vielseitigen Alltagsmanagement, denn als Au-pair ist sie in gewisser Weise die Assistentin ihrer Gastfamilie in Cork. Zurück im heimatlichen Rheinland-Pfalz absolviert Jessica Huber eine Ausbildung zur Hotelkauffrau und durchläuft die berufstypische Karriere bis zur Schichtleitung am Empfang. Dann orientiert sie sich neu. „Ich wollte etwas mehr Planungssicherheit in mein Leben bringen“, erklärt Jessica Huber. „Und mit einer hohen Wechselbereitschaft und kurzfristigen Dienstplänen ist das nicht wirklich vereinbar.“ Das heißt aber nicht, dass sie auf alles verzichten will, was sie im Hotel schätzen gelernt hat. Sie will weiterhin mit Menschen arbeiten, den Servicegedanken leben und ihr Organisationsgeschick einbringen. Es trifft sich gut, dass URANO zu dieser Zeit eine Assistentin für das Management sucht und mit Jessica Huber eine Idealbesetzung findet.

In kurzer Zeit fuchst sie sich in die IT-Branche und in die Abläufe und Prozesse beim Bad Kreuznacher IT-Lösungspartner hinein. „Um die Schnittstellen kennenzulernen war ich im ganzen Unternehmen unterwegs", sagt sie. „Deshalb habe ich schnell mit vielen Kolleginnen und Kollegen zusammengearbeitet.“ Ihre gleichermaßen herzliche, vorausschauende und verbindliche Art liefert gute Gründe dafür, dass Jessica Huber von Anfang an das neu geschaffene Büro des URANO-Chief Operating Officers an der Spitze des Geschäftsbereiches Technology Services managt. Ihre Aufgaben im Bereich von Sebastian Schmalenbach reichen dabei weit über Kalenderorganisation und freundliche Erinnerungen hinaus: „Ich helfe beim Forecast mit und unterstütze im IT-Controlling“, sagt sie. "Für mich ist Jessica Huber nicht nur Assistentin, sondern auch Beraterin", sagt Sebastian Schmalenbach. Auch wenn spezielle Events zu organisieren sind, ist Jessica Huber zur Stelle. „Sehr schön war zum Beispiel das Dankeschön-Abendessen, das die Marketing-Kollegen und ich im Herbst für etwa 50 URANO-Mitarbeiter ausgerichtet haben, die sich in einem besonderen Kundeneinsatz engagiert haben“, erinnert sie sich.

Für URANO ist es wichtig, seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht nur zu fordern, sondern auch zu fördern. Aus diesem Grund hat Jessica Huber in den vergangenen Wochen eine dreiteilige IHK-Fortbildung besucht und sich umfassend als Office-Managerin für Spitzenpositionen in Unternehmen qualifiziert. „Auch wenn ich durch den täglichen Umgang mit Office 365 bei URANO schon super mit den Tools für die produktive Zusammenarbeit vertraut war, hat mich die Schulung weitergebracht“, erzählt sie. „Vor allem das Modul zum unternehmerischen Denken war durch den Überblick über Controlling-Instrumente und wegen der Tipps und Tricks zur Datenauswertung sehr hilfreich.“ Auch die vermittelten Softskills – beispielsweise in Sachen Kommunikation – erweisen sich im Arbeitsalltag als außerordentlich nützlich. Denn dort fallen längst nicht mehr nur verwaltende Tätigkeiten an. Es geht im modernen Office-Management vielmehr darum, zu gestalten und sich selbst mit kreativen Ideen einzubringen.

Apropos: Wenn Jessica Huber nach einem erfüllten Arbeitstag nach Hause kommt, lebt sie ihre Kreativität in der Küche aus. Sie ist eine begeisterte Hobbybäckerin, die am liebsten mit Mini-Cupcakes experimentiert und immer neue Kunstwerke aus dem Backofen zaubert. Und manchmal, wenn ihre Kolleginnen und Kollegen Glück haben, profitieren sie nicht nur davon, dass Jessica Huber im Job (fast) alles gebacken kriegt – sondern auch von dem, was sie in ihrer Freizeit gebacken hat.