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Erfolgsstory: Apleona Modern Workplace

Wie URANO den Facility Management-Konzern APLEONA dabei unterstützt hat, tausende von Arbeitsplätzen fit für die digitale Zukunft zu machen

Über 6.000 neue oder erneuerte Geräte, 20.000 geprüfte Software-Einträge, 15.277 E-Mails, ein Ziel: der Apleona Modern Workplace! „Dank der hervorragenden Arbeit unseres IT-Dienstleisters URANO haben wir bei Apleona zum ersten Mal einen Standard-Arbeitsplatzcomputer mit einem einheitlichen Betriebssystem!“ Maximilian Mertz, der Director IT Infrastructure beim Neu-Isenburger Facility Manager Apleona, schüttelt dem URANO-Senior Project Manager Stefan Wimmer die Hand. „Ihr habt das wie erwartet sensationell hingekriegt – und ihr seid sogar früher fertig geworden als geplant!“

Das wichtigste IT-Projekt des Jahres

Maximilian Mertz
Maximilian Mertz

Hinter dem schlichten Titel „Apleona Modern Workplace“ verbirgt sich eines der wichtigsten und komplexesten IT-Projekte des Jahres: Tausende von digitalen Arbeitsplätzen an über 100 Apleona-Standorten im DACH-Raum sollen künftig mit einem einheitlichen und ganzheitlichen Basisimage arbeiten. Dessen Herzstück ist das Microsoft-Betriebssystem Windows 10 Enterprise. „Die Aufgabe ist schneller erklärt als ihre Umsetzung“, sagt Stefan Wimmer. Der Senior Project Manager des Bad Kreuznacher IT-Lösungspartners URANO hat das Projekt gemeinsam mit seinem Apleona-Kollegen Ioannis Xanthopoulos (Head of End Unser Computing) verantwortet: von einer Analyse der bislang eingesetzten Hard- und Software über die Planung der nötigen Änderungen bis zum operativen Rollout, der in nur vier Monaten über die Bühne geht. Das Erfolgsgeheimins: Die enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit: „Über den gesamten Projektzeitraum hinweg hat die Firmenzugehörigkeit keine Rolle gespielt“, lobt Maximilian Mertz.

Umfassende Software-Aktualisierung

Stefan Wimmer
Stefan Wimmer

Aber der Reihe nach: Am Anfang des Projektes steht die große Bestandsaufnahme. Welche Endgeräte sind aktuell im Einsatz? Wie viele Geräte müssen komplett ersetzt werden, weil sie nicht Windows 10-kompatibel sind, oder weil sie das Ende ihres Life-Cycle erreicht haben? Welche Software-Assets sind in der Kundenumgebung installiert? Denn das Betriebssystem Windows 10 Enterprise ist nur ein Teil der umfassenden Software-Aktualisierung im Rahmen des Projektes Apleona Modern Workplace. „Wir haben rund 20.000 verschiedene Software-Einträge geprüft, die die Apleona-Mitarbeiter in der Vergangenheit genutzt haben“, sagt Stefan Wimmer. Das Ziel der groß angelegten Software-Überprüfung: Tools mit vergleichbaren Funktionen sollen möglichst umfassend konsolidiert werden. Dazu stimmen sich die zuständigen URANO-Kollegen regelmäßig mit den jeweiligen Ansprechpartnern des Kunden ab. Besonders intensiv verläuft die Zusammenarbeit in dieser Projektphase mit dem Lizenzmanager. Anschließend wird paketiert, getestet und abgenommen. „Das ist bei Zip-Programmen rasch erledigt, aber bei modular aufgebauten Systemen sieht das ganz anders aus“, sagt Stefan Wimmer. Das Ergebnis kann sich sehen lassen: Künftig benötigt Apleona nur noch 300 Software-Pakete – die wichtigsten Anwendungen sind neben dem Betriebssystem im neuen Basisimage vorinstalliert. „Wir haben konsequent Schluss gemacht mit umständlichen und kostenintensiv konfigurierten Einzel- oder Insellösungen“, erklärt Maximilian Mertz. 

Wohldosierte Personalisierung: Basisimage und Software Center

Photo by James Pond on Unsplash
Photo by James Pond on Unsplash

Wer sich am Apleona Modern Workplace anmeldet, kann auf Microsoft Office ebenso zugreifen wie auf die zentralen Applikationen des Cloud-Speicherdienstes Box Drive und auf Microsoft Teams, der Standardlösung für produktive Zusammenarbeit über Chat, Telefonie und Videokonferenzen. „Unsere Mitarbeiter profitieren aber nicht nur von der leichter zu bedienenden Benutzeroberfläche des neuen Basisimages“, sagt Ioannis Xanthopoulos. „Sie können künftig auch zahlreiche Programme nun selbstständig auf ihren Geräten installieren.“ Ermöglicht wird die weitere Personalisierung des Apleona Modern Workplace durch das Software Center, das die URANO-Kollegen eingerichtet haben. „Sollten zusätzliche Programme benötigt werden, die nicht im unternehmensinternen Software Center verfügbar sind, können sie individuell beantragt werden“, erläutert Stefan Wimmer. Überhaupt legen Apleona und er großen Wert darauf, die Neuerungen zu erklären. Die IT-Abteilung des Kunden hält die Belegschaft mit internen Blogs auf dem Laufenden (bebildert mit Lego-Troopern). Und die URANO-Kollegen haben unter anderem ein anleitendes Willkommensschreiben aufgesetzt, das die ersten Schritte am Apleona Modern Workplace beschreibt und nützliche Tipps und Tricks für die neue Arbeitsumgebung bereithält. „Uns ist es wichtig, die Anwender mitzunehmen und sie für die Chancen der digitalisierten Arbeitswelt zu begeistern“, sagt Stefan Wimmer. 

Das logistische Meisterstück: der operative Rollout

Rollout vor Ort: Von Hamburg bis München, von Leipzig bis Düsseldorf
Rollout vor Ort: Von Hamburg bis München, von Leipzig bis Düsseldorf

Wie wichtig eine ebenso professionelle wie persönliche Kommunikation ist, zeigt sich beim logistischen Meisterstück des IT-Projekts: dem operativen Rollout. Die Zahl der Arbeitsplätze, die innerhalb von vier Monaten auf den neuesten Stand zu bringen waren, ist beeindruckend: „Knapp 3.000 Endgeräte mussten vollständig ersetzt werden, weil sie nicht mit Windows 10 kompatibel waren oder weil sie das Ende ihres Life Cycle erreicht haben“, erklärt Stefan Wimmer. Der Gerätetausch selbst ist ein Musterbeispiel für die digitalisierte Arbeitswelt. Die Mitarbeiter wählen ihr neues Notebook auf einer eigens aufgesetzen Sonderseite des URANO-Webshops aus und starten damit einen Workflow, der die formale Bestellung, die Genehmigung durch den Vorgesetzen, die Betankung bei URANO und die Auslieferung des Geräts – mit dem Willkommensschreiben – umfasst. „Ein wichtiger Erfolgsfaktor ist auch das Teamwork bei URANO gewesen“, betont Stefan Wimmer. „Kollegen aus allen Abteilungen haben Hand in Hand zusammengearbeitet, um das gemeinsame Ziel zu erreichen.“

Zusammen werden auch die größten Herausforderungen des Projektes gemeistert: Vor allem die Umstellung der weiteren 3.000 Windows 10-kompatiblen Clients im laufenden Betrieb. Zehn URANO-Kollegen sind an 35 Apleona-Standorten von Hamburg bis München und von Leipzig bis Düsseldorf unterwegs. Über ein Terminierungstool können sich die Anwender aussuchen, wann für sie der beste Zeitpunkt ist, um das Upgrade zu fahren. „Nach der ersten E-Mail hatten wir über Nacht rund 400 Termine“, erzählt Stefan Wimmer. Bereits im Zuge der Terminvereinbarung werden die Anwender darüber informiert, dass die Umstellung einige Stunden in Anspruch nimmt“ und dass der Computer in dieser Zeit nicht oder nicht vollumfänglich genutzt werden kann. „Trotzdem gab es in der Praxis fast keine Beeinträchtigungen, weil die URANO-Kollegen den Gerätetausch perfekt in den Arbeitsalltag eingepasst haben“, sagt Maximilian Mertz. Technisch ist die reiblungslose Abwicklung durch mobile Distribution Points gewährleistet, von denen aus das Basisimage auf die Endgeräte aufgespielt wird. An Standorten, die nicht direkt von URANO-Kollegen angefahren werden, erfolgt der Rollout per Postaustausch. Am Ende kann Stefan Wimmer trotz eines ambitionierten Zeitplans sogar vor der vereinbarten Frist den erfolgreichen Projektabschluss melden. Maximilian Mertz von Apleona geht sogar noch einen Schritt weiter: „Das war ein Rollout par excellence“, sagt er. „Und aus einer Business Partnerschaft ist im Verlauf dieses Projektes eine echte Business Freundschaft geworden!“

Gernot Uhl
Employer Branding für URANO