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Modern Workplace: So gelingt Ihre Lizenzierung

URANO-Experte Timm van Elk über unbemerkte Lizenzverstöße, flexible Microsoft-Lizenzmodelle und den Mehrwert einer persönlichen Lizenzierungsberatung

Lizenzierungen sind ein leidiges, aber wichtiges Thema der Digitalisierung: Kein Endgerät arbeitet ohne Betriebssystem wie Microsoft Windows. Auch die wichtigsten Anwendungen der produktiven Zusammenarbeit – Stichwort: Microsoft Office 365 – wollen richtig lizenziert werden. URANO-Experte Timm van Elk erklärt im Interview, worauf Unternehmen bei der Lizenzierung ihres Modern Workplace achten sollten – und warum er den Kunden gerne flexible Microsoft-Lizenzmodelle empfiehlt.

URANO.blog: Die Beschäftigung mit Lizenzierungsfragen und ihre Bedeutung stehen in einem erheblichen Missverhältnis. Woran liegt das?

Timm van Elk: Die Lizenzierung des Modern Workplace spielt im operativen Geschäft der meisten Unternehmen fast keine Rolle: Für die Anwender ist es wichtig, dass die Endgeräte, Applikationen und Anwendungen funktionieren, die sie in ihrer täglichen Arbeit nutzen müssen. Ob sie diese nutzen dürfen, ist eine andere Frage. Und diese Frage ist nicht immer leicht zu beantworten …

Timm van Elk
Timm van Elk

URANO.blog: Warum?

Timm van Elk: Einerseits sind die zugrundeliegenden Lizenzierungsbestimmungen meistens sehr komplex. Das verleitet dazu, das „Gelesen und akzeptiert“-Häkchen auch dann zu setzen, wenn man nicht alle Details geprüft hat. Und zum anderen kann es zu begrifflichen und technischen Missverständnissen kommen, die im schlimmsten Fall unbemerkte und unbeabsichtigte Lizenzverstöße nach sich ziehen.

URANO.blog: Können Sie ein Beispiel für unbeabsichtigte Lizenzverstöße nennen?

Timm van Elk: Besondere Vorsicht ist geboten, wenn On-Premise-Produkte über Image-Paketierungen ausgerollt werden. Nehmen wir das Beispiel des Betriebssystems Microsoft Windows, das in verschiedenen Ausführungen lizenziert werden kann. Privatanwender nutzen die Edition Windows Home, kleine Betriebe sind mit Windows Professional gut aufgestellt. Für größere Unternehmen gibt es Windows Enterprise. Die zuletzt genannte Variante ist allerdings als Upgrade gedacht, das eine gültige Lizenz für Windows Professional voraussetzt. Man muss wissen, dass beim Download des Upgrades aus dem Microsoft-Portal aus technischen Gründen das vollständige Betriebssystem erneut heruntergeladen und installiert wird. Normalerweise hat das keine Auswirkungen, weil, wie gesagt, kein Endgerät ohne Betriebssystem funktioniert. Lizenzrechtlich kann es trotzdem problematisch werden, wenn Unternehmen ihre neu auszurollenden Endgeräte routinemäßig mithilfe einmal erstellter Images betanken und dabei ausschließlich Lizenzen für das Upgrade Windows Enterprise erwerben, ohne sich bewusst zu machen, dass zusätzliche Lizenzen für Windows Professional nötig sind.

URANO.blog: Wie kann man sich vor solchen ungewollten Lizenzverstößen schützen?

Timm van Elk: Grundsätzlich gilt: Wer Lizenzbedingungen akzeptiert, sollte sie auch verstanden haben. In der Praxis kann man sich dabei natürlich auch Unterstützung holen. Über URANO als elffach zertifiziertem Microsoft Gold Partner können beispielsweise nicht nur Microsoft-Lizenzen erworben werden, sondern wir bieten unseren Kunden auch eine persönliche Beratung rund um Lizenzierungsfragen an. Darin erklären wir auch den Paradigmenwechsel, der sich gerade in der Lizenzierung vollzieht: Kaufverträge und Mietverträge mit langen Laufzeiten sind nicht mehr der Standard am Markt. Der Trend geht seit einiger Zeit zu flexiblen Lizenzmodellen, die ich auch gerne empfehle.

URANO.blog: Wie funktionieren solche flexiblen Mietmodelle in der Lizenzierung?

Timm van Elk: Heute lassen sich Nutzungsrechte individuell und flexibel buchen. Wir sprechen über monatliche Anpassungsfähigkeit und darüber, dass Kündigungsfristen entfallen. Und zusätzlich zur Flexibilität minimiert diese Form der Lizenzierung die Gefahr ungewollter Lizenzverstöße, weil das Controlling radikal vereinfacht wird. Damit keine Missverständnisse entstehen: Wenn Kunden lieber weiterhin auf die herkömmliche Lizenzierungsart setzen, unterstützen wir sie dabei selbstverständlich ebenso, solange diese Möglichkeit von den Herstellern angeboten wird. Langfristig gehe ich jedoch davon aus, dass sich die Mietmodelle in der Lizenzierung durchsetzen werden – im Privatsektor kennt man das ja bereits länger von den Streamingangeboten für Musik und Videos.

URANO.blog: Das klingt einfach – warum bieten die Hersteller trotzdem noch so viele unterschiedliche Lizenzoptionen an?

Timm van Elk: Die Hersteller sind darauf bedacht, ein möglichst breites Spektrum an Kundeninteressen zu bedienen. So erklärt sich die zugegebenermaßen schwerzuüberblickende Flut an Möglichkeiten. Wir unterstützen dabei, den Überblick zu behalten. Unseren Kunden empfehle ich, mit Lizenz-Bundles zu arbeiten: Im Rahmen der Paketlösung Microsoft 365 ist es beispielsweise möglich, Windows, Office 365 und ein ergänzendes Rechte-Management zusammen zu mieten. Und auch für Unternehmen, die nur Office 365 über flexible Mietmodelle lizenzieren wollen, ist es sinnvoll, nicht jeden Arbeitsplatz individuell zu lizenzieren, sondern je nach Bedarf verschiedene Lizenz-Gruppen zu bilden: Im produzierenden Gewerbe benötigt beispielsweise nicht jeder Mitarbeiter den vollständigen Zugang zu allen Applikationen der Office 365-Familie, während der kaufmännische Bereich kaum ohne Dokumentenverarbeitung und Tabellenkalulation arbeiten kann. Gerade aufgrund der verschiedenen Optionen lohnt es sich also auf jeden Fall, die Lizenzierungsstrategie gemeinsam mit uns zu planen.