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Produktive Zusammenarbeit: Mit der URANO-Implementierungsstategie auf Office 365 umsteigen

Gestern noch Zukunft, heute schon Standard: Die Anforderungen an produktives Zusammenarbeiten haben sich rasant weiterentwickelt: Wir wollen von überall und mit allen Geräten auf unsere Anwendungen und Daten zugreifen, ohne dabei auf die Offline-Bearbeitung verzichten zu müssen. Die Office-Klassiker wie Word, Excel und Powerpoint sind nach wie vor unverzichtbar, aber wir benötigen zusätzliche Dienste wie SharePoint und Skype for Business oder Microsoft Teams. Die cloudbasierte Lösung Office 365 eröffnet schier unendliche Möglichkeiten produktiver Zusammenarbeit – wenn sie bedarfsgerecht implementiert wird. Sebastian Klein, Head of Collaboration, erklärt, mit welcher Strategie URANO seine Kunden beim Umstieg unterstützt.

URANO.blog: Office 365 ist eine mächtige und zukunftsfähige Toolsammlung für die produktive Zusammenarbeit. Umso wichtiger ist es, die Umstellung gut zu planen. Worin besteht dabei die Herausforderung?

Sebastian Klein: Der Wechsel zu Office 365 ist nicht nur eine technische Herausforderung. Das produktive Zusammenarbeiten setzt auch ein Umdenken innerhalb der Unternehmen voraus. Das beginnt bei den Entscheidern, denen sich die Lizensierungsfrage stellt, weil Office 365 als Abonnements- beziehungsweise als Leasing-Lösung konzipiert ist. Auch die Anwender – also die Mitarbeiter – sind gefordert, weil die neuen Möglichkeiten ja nur zur Geltung kommen, wenn sie auch in der täglichen Arbeit genutzt werden. Unser Anspruch als IT-Lösungspartner besteht darin, diese Herausforderungen im Zusammenhang zu sehen und mit unseren Kunden gemeinsam zu meistern.

URANO.blog? Wie sieht das in der Praxis aus?

Sebastian Klein: Wir haben eine eigene Implementierungsstrategie entwickelt, die gleichermaßen strukturiert und flexibel ist. Auf der einen Seite schaffen wir Synergieeffekte, indem wir gewisse Standardprozeduren einführen. Auf der anderen Seite bietet unsere Strategie genügend Freiraum für individuellen Lösungen. Konkret sieht es so aus, dass wir die Einführung von Office 365 in drei Phasen gliedern: Den Kick Off, die Planungsphase und die Implementierungsphase.

Flexibel und strukturiert: Die URANO-Implementierungsstrategie für Office 365
Flexibel und strukturiert: Die URANO-Implementierungsstrategie für Office 365

URANO.blog: Die Beratung nimmt einen prominienten Platz ein – gleich zu Beginn der ersten Phase...

Sebastian Klein: Kundenberatung ist unser Kerngeschäft. Durch die Qualität unserer Beratung heben wir uns von Herstellern und Wettbewerbern ab. Standardisierte Arbeitspaketvorlagen sind lediglich die Grundlage, auf der wir dann in Workshops mit den Kunden bedarfsgerechte Lösungen erarbeiten. 

URANO.blog: Was wird in solchen Workshops besprochen?

Sebastian Klein: Die zentralen Ziele der Workshops in der Kick Off-Phase bestehen darin, die Ausgangssituation zu analysieren und einen Soll-Zustand zu beschreiben: Wir müssen dazu prüfen, welche technischen Systeme zum Einsatz kommen und welche Anforderungen erfüllt sein müssen. Steht beispielsweise eine Migration von Exchange oder SharePoint an? Es geht aber auch um die Ausgestaltung der Benutzeroberfläche, um Gruppenrichtlinien und um Vorlagen von Office 365.Weiterhin sind Grundsatzscheidungen zu treffen – beispielsweise ob der Kunde Infrastrukturdienste in die Cloud auslagern und ob er seine Daten in der deutschen, der europäischen oder in der weltweiten Cloud ablegen will. Und nicht zuletzt geht es uns darum, von Anfang an durch professionelle Dokumentationen unserer Arbeit Transparenz und Akzeptanz zu schaffen.

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Workshop: Microsoft Office 365 Readiness
Ist Ihr Unternehmen bereit für Office 365? Welches Lizenzmodell ist für Sie geeignet?
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Workshop: Microsoft Office Customization
Welche Anpassungen an Ihrem Office Produkte sind im Hinblick auf Bedienoberfläche, Gruppenrichtlinien und Vorlagen notwendig und sinnvoll?
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Workshop: Microsoft Office aus der Cloud
Deutsche, europäische, weltweite Cloud – Was ist im Hinblick auf Office 365 zu beachten? Welche Lösung ist für Ihr Unternehmen geeignet?
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URANO.blog: Auch in der zweiten Phase legt URANO großen Wert auf Beratungen und Schulungen. Warum?

Sebastian Klein: Diese Schulungen beziehen sich vor allem auf die bereits angesprochenen, nicht-technischen Herausforderungen bei Implementierung von Office 365. Natürlich arbeiten wir vor Ort beim Kunden vor allem mit dessen IT-Abteilung zusammen. Es ist aber aus meiner Sicht sehr wichtig, auch alle anderen Fachbereiche abzuholen und einzubinden, bevor neue Software ausgerollt wird – das gilt insbesondere für Office 365, weil in der Regel alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eines Unternehmens damit arbeiten werden.

URANO.blog: Wie kann URANO als IT-Lösungspartner die Belegschaft des Kunden erreichen?

Sebastian Klein: Wir suchen uns Multiplikatoren in den einzelen Fachbereichen. Die Erfahrung zeigt, wie wertvoll sogenannte Key-User sein können, die neugierig auf die bevorstehenden Änderungen sind und Spaß daran haben, die neuen Möglichkeiten produktiver Zusammenarbeit zu entdecken. Diese Key-User werden von uns gesondert geschult, damit sie ihren Spirit und ihre Freude an Office 365 in ihre jeweiligen Teams tragen – und ihren Kolleginnen und Kollegen mögliche Berührungsängste nehmen.

URANO.blog: Die Implentierungsphase beginnt demnach schleichend?

Sebastian Klein: Ich würde eher sagen, dass die letzte Phase damit gut vorbereitet ist. Die flächendeckende Einführung der Software ist aber schon noch einmal ein großer Schritt für alle Beteiligten. Deshalb unterstützen wir bei der Umstellung mit Schulungsdokumentationen, One-Pagern für Hilfe zur Selbsthilfe und E-Learnings. Mein Eindruck ist, dass sich das auszahlt und dazu führt, dass der Wechsel zu Office 365 besser akzeptiert wird.

URANO.blog: Besteht auch die Möglichkeit, nur bestimmte Office 365-Anwendungen einzuführen?

Sebastian Klein: Ja – und dabei zahlt sich unsere flexible  Implementierungsstrategie aus. Es spielt für die Abfolge der drei Phasen keine Rolle, ob nur einzelne Anwendungen aus dem stetig wachsenden Funktionspool von Office 365 implementiert werden sollen – oder eine große Lösung. Es wird immer einen Kick Off, eine Planungs- und eine Implementierungsphase geben – und das gilt auch für den Beratungsaufwand.

URANO.blog: Inwiefern?

Sebastian Klein: Man kann zum Beispiel mit dem Kunden verschiedene Modelle der Datenablage erörtern. Genügt der klassische Cloudspeicher mit OneDrive, mit dem ich meine Dokumente speichern, auf allen Geräten synchronisieren und teilen kann? Oder die digitale Zusammenarbeit durch Apps wie Microsoft Teams gefördert werden, das mit Chats, Calls und Meetings sowie durch individuelle Anpassung des Workspaces überzeugt. Noch mächtiger ist SharePoint, weil man darin halb-automatische Workflows einrichten, individuelle Suchfunktionen konfigurieren und mit Metadaten arbeiten kann. Die beste Lösung findet sich nach umfassender Beratung – und dafür sind wir da!

Gernot Uhl

Employer Branding